El control de la jornada laboral lleva varios años evolucionando en España. Lo que comenzó como una obligación de registrar diariamente la entrada y salida de los trabajadores está avanzando hacia un modelo en el que la información sobre el tiempo de trabajo debe ser cada vez más clara, trazable y accesible.
Este 5 de octubre de 2026 entra en vigor un nuevo elemento de ese marco normativo: el Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, publicado en el BOE el pasado 15 de septiembre, que transpone parcialmente al ordenamiento español la Directiva (UE) 2019/1152 relativa a unas condiciones laborales transparentes y previsibles.
Es importante aclarar una cuestión que puede generar confusión: este Real Decreto no es la futura norma que establecerá el nuevo sistema digital e interoperable de registro de jornada. Esa regulación específica continúa su propio procedimiento normativo.
Sin embargo, el RD 723/2026 sí afecta directamente a la gestión del tiempo de trabajo, porque amplía y concreta considerablemente la información que las empresas deben facilitar a sus trabajadores sobre su jornada y sus condiciones laborales.
El punto de partida: la obligación de fichar desde 2019
La reforma fundamental se produjo con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que incorporó el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.
Desde entonces, las empresas tienen la obligación de garantizar un registro diario de jornada.
Ese registro debe incluir, como mínimo, el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de los sistemas de flexibilidad horaria que puedan existir.
La empresa debe además conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Por tanto, no se trata únicamente de disponer de un cuadrante con los horarios previstos. Una cosa es el horario que debía realizar el trabajador y otra diferente el registro de la jornada que efectivamente ha realizado.
¿Es obligatorio actualmente utilizar un programa informático?
No necesariamente.
La legislación vigente exige que exista el registro y que este sea fiable y permita acreditar la jornada realizada, pero el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no establece que todas las empresas deban utilizar obligatoriamente una determinada aplicación informática.
La organización y documentación del registro debe establecerse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa y, en su defecto, mediante decisión empresarial previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
Esto significa que actualmente pueden existir diferentes sistemas de control horario siempre que permitan cumplir correctamente las obligaciones legales.
No obstante, la evolución normativa se dirige claramente hacia sistemas digitales, trazables e interoperables, cuestión que está siendo objeto de un desarrollo reglamentario específico.
5 de octubre de 2026: entra en vigor el Real Decreto 723/2026
El cambio que entra hoy en vigor debe entenderse dentro de esa evolución general de la regulación laboral, pero no debe confundirse con la futura reforma específica del registro horario.
El Real Decreto 723/2026 sustituye al anterior Real Decreto 1659/1998 y desarrolla las obligaciones de información de las empresas sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones en las que se desarrolla la prestación laboral.
Entre las materias sobre las que el trabajador debe disponer de información se encuentra precisamente el tiempo de trabajo.
La empresa deberá informar, entre otras cuestiones, sobre:
- La duración y distribución horaria de la jornada ordinaria diaria, semanal y anual.
- La existencia de trabajo nocturno o trabajo a turnos.
- Los supuestos y procedimientos mediante los cuales puede modificarse la duración o distribución de la jornada.
- Los procedimientos aplicables a los cambios de turno.
- Los acuerdos existentes sobre horas extraordinarias y su retribución.
- La duración de las vacaciones y el procedimiento para determinar sus periodos de disfrute.
- Cuando exista distribución irregular de la jornada, el sistema utilizado para establecerla.
- Las horas y días de referencia en los que la empresa puede exigir la prestación de servicios.
- Los periodos mínimos de preaviso aplicables.
- En los contratos fijo-discontinuos, los periodos de actividad e inactividad o su estimación.
La reforma introduce, por tanto, un grado de transparencia considerablemente mayor respecto a cómo se organiza el tiempo de trabajo.
Los cambios también deberán comunicarse
Otra de las novedades relevantes es que esta información no queda congelada en el momento de la contratación.
Cuando se produzca una modificación de las condiciones sobre las que existe obligación de información, la empresa deberá comunicarla por escrito al trabajador.
Con carácter general, la información sobre las modificaciones deberá entregarse lo antes posible y, como máximo, el mismo día en que el cambio produzca efectos.
Además, la información podrá proporcionarse en papel o en formato electrónico, siempre que resulte accesible para el trabajador, pueda almacenarse e imprimirse y la empresa conserve prueba de su transmisión o recepción.
Esto refuerza la conveniencia de disponer de herramientas digitales que permitan mantener organizada y documentada la información laboral.
¿Qué sucede con los trabajadores que ya estaban contratados?
El Real Decreto también establece un régimen específico para las relaciones laborales que ya se encontraban vigentes antes de su entrada en vigor.
Los trabajadores podrán solicitar la información contemplada en la nueva regulación cuando no dispongan ya de ella.
En estos casos, la empresa deberá facilitar la información correspondiente en un plazo máximo de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud.
Por otro lado, las modificaciones que se produzcan después de la entrada en vigor del Real Decreto deberán comunicarse conforme a los nuevos plazos establecidos por la norma.
Registro horario y transparencia laboral: dos obligaciones relacionadas, pero diferentes
Este punto resulta especialmente importante.
El registro diario de jornada y la información sobre las condiciones de trabajo son obligaciones diferentes.
El registro responde esencialmente a la pregunta:
¿A qué hora comenzó y terminó realmente de trabajar esta persona?
La nueva obligación de información permite responder, entre otras, a preguntas como:
¿Cuál es su jornada ordinaria? ¿Cómo se distribuye? ¿Puede modificarse? ¿Cómo funcionan los turnos? ¿Qué ocurre con las horas extraordinarias?
Por ejemplo, una escuela puede tener contratado a un monitor con una determinada distribución semanal de jornada. Esa distribución forma parte de la información laboral que debe conocer el trabajador.
Pero posteriormente debe existir un registro de la jornada efectivamente realizada.
Ambos elementos permiten comparar jornada prevista y jornada realizada, algo especialmente relevante para detectar excesos de jornada, horas extraordinarias, horas complementarias o incumplimientos de los periodos de descanso.
¿Qué debe contener actualmente un registro de jornada?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece como núcleo del registro diario el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador.
En consecuencia, un sistema de control horario debe permitir identificar inequívocamente al trabajador y determinar, como mínimo:
Trabajador → fecha → hora de entrada → hora de salida.
El sistema puede incorporar información adicional necesaria para gestionar correctamente la jornada, incidencias, pausas o rectificaciones.
Desde una perspectiva de seguridad jurídica resulta especialmente importante que las modificaciones de los registros sean trazables y que pueda conocerse cuándo se realizó una modificación y conservarse adecuadamente la información original.
¿Es obligatoria la geolocalización?
No.
La normativa de registro horario no obliga a geolocalizar al trabajador para que el fichaje sea válido.
Una empresa puede establecer determinados sistemas de geolocalización cuando exista una finalidad legítima y se cumplan los requisitos establecidos por la normativa laboral y de protección de datos, pero la geolocalización no constituye un requisito general del registro de jornada.
Por tanto, fichar no significa necesariamente comunicar permanentemente dónde se encuentra el trabajador.
¿Puede actualmente la Inspección entrar remotamente en el programa de la empresa?
Este es otro punto en el que conviene diferenciar la regulación vigente de las reformas que se encuentran en desarrollo.
Actualmente, el Estatuto de los Trabajadores establece que los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Esto no equivale, con carácter general, a que cada empresa deba proporcionar a la Inspección unas credenciales permanentes para acceder libremente a su aplicación informática.
Sin embargo, el futuro desarrollo reglamentario del registro de jornada pretende avanzar hacia un sistema digital e interoperable, y el Ministerio de Trabajo ha tramitado específicamente un proyecto de Real Decreto sobre registro de jornada y una futura Orden destinada a establecer sus requisitos técnicos y de seguridad.
Por ello, las empresas deben prestar atención a la evolución de esta regulación durante los próximos meses.
Las escuelas deportivas también están afectadas
Las obligaciones laborales sobre registro de jornada no desaparecen por el hecho de que una entidad desarrolle una actividad deportiva.
Una escuela, gimnasio, club o entidad deportiva que tenga trabajadores por cuenta ajena debe analizar y cumplir las obligaciones que le correspondan en materia de jornada laboral y registro horario.
Profesores, entrenadores, administrativos, personal de recepción, mantenimiento u otros trabajadores contratados pueden encontrarse sujetos al sistema de registro de jornada.
Debe distinguirse, naturalmente, la relación laboral de otras relaciones jurídicas que puedan existir dentro de una entidad deportiva. La existencia de una obligación de fichaje dependerá de la naturaleza de la relación y no simplemente de que una persona preste alguna colaboración con la escuela.
COEDPI incorporará el control horario a su aplicación
Dentro del proceso de ampliación de los servicios digitales ofrecidos a las escuelas, COEDPI incorporará a su aplicación un sistema de registro y control horario de trabajadores.
Las escuelas que lo necesiten podrán habilitar esta funcionalidad y gestionar desde el entorno COEDPI el registro de entrada y salida de sus trabajadores.
El objetivo es que el sistema permita mantener centralizada la información necesaria para la gestión de la jornada y generar los correspondientes registros e informes de control horario.
La herramienta se está planteando además con criterios de minimización de datos, trazabilidad y adaptación normativa, evitando recopilar información personal que no resulte necesaria para la finalidad del registro.
COEDPI seguirá igualmente la evolución del futuro desarrollo reglamentario del registro digital de jornada para adaptar técnicamente la aplicación a los requisitos que finalmente establezca la normativa.
Una regulación que todavía seguirá evolucionando
El escenario normativo no termina con la entrada en vigor del Real Decreto 723/2026.
España mantiene desde 2019 la obligación general de registro diario de jornada. Desde hoy se refuerzan además las obligaciones empresariales de información y transparencia sobre la organización del tiempo de trabajo.
Paralelamente, continúa el desarrollo normativo destinado a establecer los requisitos del futuro registro de jornada digital e interoperable.
Por ello, resulta recomendable que escuelas y entidades deportivas no contemplen el fichaje simplemente como una formalidad administrativa, sino como parte de una correcta gestión documental de sus relaciones laborales.
Desde COEDPI continuaremos informando de las modificaciones normativas y adaptando nuestras herramientas para facilitar a escuelas y profesionales el cumplimiento de sus obligaciones laborales.
Fuentes normativas: Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores; Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo; Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre; y documentación pública del Ministerio de Trabajo y Economía Social relativa al proyecto de desarrollo reglamentario del registro de jornada.
